目前，我校青果OA办公自动化系统的推广实施工作正按步骤、分阶段、有计划地进行，前期工作已完成系统安装、使用培训、试用运行等工作。根据红院行办发〔2009〕4号文件精神和信息化委员会第一次工作会议纪要精神，为进一步加快青果OA办公自动化系统的推广实施，学校决定从2009年9月9日起，开始实行纸质办公和青果OA电子办公并行的“双轨制”办公方式。现将有关事项作如下通知。

    一、信息确认

目前，青果OA系统中的用户信息与正方教务系统数据库保持一致。请各学院、机关各部门尽快确认内部人员的用户信息是否准确。如有问题请联系网管中心王海平（明德楼120室，3694898）。如信息有误，请将错误项及正确信息书面告知。如用户缺漏，请将需要添加的用户姓名、职工号、所属学院（部门）、性别、所在岗位书面告知学校网管中心。

二、“双轨制”运行的说明

从9月9日起，各单位使用“双轨制”办公方式，重点推行以青果OA系统办公为主，纸质办公为辅。各单位内部行文或校级行文、文件签收、报送重要会议及重大活动信息、会议通知、申请用车等工作尽量通过OA系统完成，纸质材料配合OA系统的使用同时印发，能通过OA系统完成的工作就不再印发纸质文件。

从10月9日开始，netcase办公系统将停止使用，各单位停发纸质文件，除有特殊要求外，收发文书、信息报送、用车申请、会场申请、会议及活动通知等工作均通过OA系统完成。除需公示、张贴、传阅等特殊情况外，尽量不再打印纸质文件。

三、其他事项

1、各单位要高度重视，加强领导，教职员工要加强对青果OA系统的学习和使用，OA系统的使用说明书可在OA系统“信息咨询”板块“文件下载”中下载。各单位要从9月9日起确保下发的纸质文件能够在OA系统中查询。

2、秘书人员和信息员要协助各单位领导，做好OA系统的推广实施工作。在单位领导的支持下，组织青年教师为内部人员讲解OA系统的使用方法，对不习惯使用电脑和办公系统的教职员工，要有针对性地进行耐心辅导。

3、习惯使用netcase的教职员工，如不习惯采用发文形式发送消息或文档，可使用青果OA系统中“个人事务”——“在线消息”功能。其所发送的消息内容目前有限制（500字），超过部分可采用附件形式。如果有任何意见和建议，请与网管中心王海平联系。

4、如对权限划分及流程定制有意见和建议，请反馈至校办李刚存处（明德楼415室，3694099）。目前全校公用的收发文流程是根据规范定义的，具体见附件。

 

附：全校公用收发文、车辆申请流程